O objetivo da linguagem SGML é trabalhar com grandes volumes de informações que precisem ser acessadas por um longo período de tempo e a partir de diversas máquinas e tecnologias diferentes.
Com uma abordagem estruturada aos documentos os escritores podem preocupar-se com a organização da informação e mantêm o conteúdo separado do estilo. Esta separação permite a elaboração de um guia de estilos centralizado de modo que os autores foquem suas idéias no conteúdo e se esqueçam da aparência do documento. Só essa separação pode chegar a dobrar a produtividade dos autores.
Pode-se também aumentar a eficiência mantendo apenas uma cópia da informação que será usada por muitos. Assim, não será preciso recriar a mesma informação.
Um documento impresso é apenas um dos muitos produtos obtidos de uma informação em SGML. Por exemplo, uma publicação técnica pode usar marcações para identificar um procedimento com uma seqüência de tarefas. Neste caso, você identifica o início e o fim do procedimento e cada passo no procedimento. Este aparece agora de diversas maneiras: manuais de manutenção e operação, manuais técnicos on-line, guias de treinamento etc. O mais importante de tudo é que como as marcações são legíveis para as máquinas, um computador pode gerenciar e manter os diferentes usos da tarefa a partir de uma fonte única.
Como o formato SGML é simples e segue um padrão, nunca haverá a necessidade de converter seus documentos quando um hardware ou software se tornar obsoleto. Uma vez que você construir sua base de informações baseadas em SGML a informação estará sempre disponível. A informação leva consigo todas as informações necessárias para se criar um documento. Desta forma, mesmo quando suas máquinas ou programas se tornarem obsoletos sua informação permanecerá usável e disponível.
A estrutura dos documentos ajuda a assegurar que a informação certa esteja no lugar certo, trazendo mais organização à sua informação. Como o SGML elimina a tradução de dados reduz-se o risco de perder informações durante a filtragem de dados de um formato para outro.
Com o SGML pode-se definir e manipular elementos de informação em qualquer nível de detalhes. Elementos marcados podem ter atributos que fornecem características ou propriedades sobre o elemento. Essas informações não têm o objetivo de serem impressas mas contribuem na gerência dos elementos de dados. Por exemplo, um parâmetro ID (identificador) pode identificar um único parágrafo, uma seção inteira, uma nota, uma gravura ou um outro elemento qualquer, conforme visto no exemplo abaixo:
<para:id=431>O conteúdo é a própria informação</par>
Como os identificadores são legíveis para os computadores pode-se associar informações a eles, além de usá-los para um melhor controle da informação disponível. Esses controles podem ser usados para:
Como um documento SGML consiste de documentos estruturados pode-se construir documentos inteiros a partir da informação dos vários departamentos da organização. Estas características permitem ao usuário compartilhar as informações sem duplicá-la. Um exemplo disso pode ser uma nota jurídica padrão ou um documento de direitos autorais que aparece em todos os textos da empresa. O departamento jurídico mantém essa informação, atualizando-a quando necessário e o SGML cuida de usar o documento atualizado por meio de um simples marcador, eliminando informações desatualizadas ou duplicadas.
Hoje a informação trafega por diferentes redes com diferentes computadores, sistemas operacionais e com aplicações que precisam compartilhar esta informação. Nesse ambiente, a portabilidade é um fator chave para se ter certeza de que a informação estará acessível a todos que precisarem dela. Como o SGML independe do tipo de máquina ou dos programas usados, pode-se trocar documentos muito facilmente entre os diversos sistemas.
A informação que é criada hoje pode ser usada daqui a um ano de forma inimaginável. Um documento escrito em SGML pode ter sua saída formatada para diversos formatos como, por exemplo: